نوسازی و خودکارسازی فرایندهای دستی
فرایندهای وابسته به اکسل، پیام‌رسان و ورود چندباره داده را مرحله‌به‌مرحله نوسازی کنید.
خدمت متناسب با سازمان، با مراحل اجرای مشخص
معرفی راهکار
از مسئله روزمره تا یک مسیر کاری روشن
فایل‌ها و هماهنگی‌های غیررسمی بخشی از کار روزانه را پیش می‌برند، اما مالکیت، تاریخچه و کنترل خطا در آن‌ها روشن نیست. تعویض یک‌باره نیز می‌تواند جریان کار را مختل کند.
مناسب برای این تیم‌ها
مدیران عملیات و فناوری که می‌خواهند یک فرایند مشخص را بدون توقف فعالیت روزانه بهبود دهند.
قابلیت‌های پیشنهادی
اولویت‌بندی فرایندها بر اساس اثر، ریسک و آمادگی داده
اجرای آزمایشی یک فرایند با مشارکت کاربران واقعی
انتقال کنترل‌شده داده و اجرای موازی
حفظ تأیید انسانی در تصمیم‌های حساس
هدف اجرای راهکار
یک فرایند مشخص با مسئولیت و سابقه روشن جایگزین روش پراکنده می‌شود؛ ادامه توسعه به نتیجه اجرای آزمایشی و پذیرش کاربران وابسته است.
فرایند اجرا
این راهکار در عمل چگونه کار می‌کند؟
یک موقعیت نمونه
این سناریو برای توضیح فرایند است و گزارش اجرای یک مشتری نیست.
وضعیت اولیه
یک تیم کار روزانه را با اکسل مشترک و پیام‌رسان هماهنگ می‌کند.
مسیر پیشنهادی
یک فرایند مشخص ترسیم و در کنار روش فعلی آزمایش می‌شود.
خروجی قابل بررسی
کاربران پیش از انتقال جریان اصلی، نتایج دو روش را مقایسه می‌کنند.
روش رایج پیش از اجرا
- پیگیری کار در اکسل مشترک و گروه پیام‌رسان انجام می‌شود
- بازنویسی ردیف‌ها بخشی از سابقه را از بین می‌برد
- نسخه‌های شخصی، گزارش‌های متفاوت تولید می‌کنند
- اصلاح داده و رفع خطا مرتب تکرار می‌شود
مسیر پیشنهادی پس از اجرا
- کار در مسیر مشخص با مسئول و تاریخچه ثبت می‌شود
- خروجی روش جدید و فعلی در اجرای موازی مقایسه می‌شوند
- مرجع مشترک داده و قواعد دسترسی مشخص می‌شود
- خطاهای تکراری به اقدام اصلاحی قابل پیگیری تبدیل می‌شوند
مسیر همکاری
شناخت فرایند فعلی
مسیر کار، نمونه داده، محدودیت‌ها و مسئولان تصمیم را با تیم شما بررسی می‌کنیم.
اجرای آزمایشی محدود
یک مسیر توافق‌شده با نمونه‌های واقعی، بازبینی انسانی و معیارهای قابل مقایسه با وضع فعلی آزمایش می‌شود.
بازبینی پیش از توسعه
گام بعدی با توجه به نتیجه واقعی تعیین می‌شود. استقرار، آموزش و پشتیبانی احتمالی در پیشنهاد مورد توافق مشخص خواهند شد.
ورودی‌ها و خروجی‌ها
برای شروع چه لازم است و چه تحویل می‌گیرید؟
ورودی‌های مورد نیاز
- فایل‌ها، فرم‌ها و شرح فرایند فعلی
- موارد خاص و مالکیت داده
فایل‌ها و فرم‌های فعلی، شرح کار کاربران، نمونه موارد خاص و خروجی‌هایی که باید در روش جدید حفظ شوند.
خروجی‌های پیشنهادی
- گردش کار آزمایشی با دامنه مشخص
- برنامه انتقال، اجرای موازی و تحویل
ترسیم یک فرایند، طراحی جایگزین آزمایشی، اجرای موازی و تصمیم درباره انتقال. آموزش و دوره پشتیبانی متناسب با دامنه توافق می‌شوند.
دامنه و مسئولیت‌ها
تغییر عملیاتی با اجرای آزمایشی، مسیر رسیدگی به خطا و مسئول مشخص پیش می‌رود. دسترسی سامانه، کیفیت داده و الزامات تداوم، برنامه استقرار نهایی را تعیین می‌کنند.
سنجش نتیجه
موفقیت را با چه معیارهایی می‌سنجیم؟
- تعداد اقدام دستی و خطای ورود مجدد
- پذیرش کاربران و موارد خاص حل‌نشده
مقدار مبنا، هدف و روش اندازه‌گیری پیش از اجرا با تیم شما توافق می‌شود. نتیجه به کیفیت داده و شرایط فرایند وابسته است.
پرسش‌های متداول
پرسش‌های متداول
ابزار یا پلتفرم اجرا از قبل مشخص است؟
پس از شناخت فرایند، محدودیت زیرساخت و مهارت تیم انتخاب می‌شود. انتخاب ابزار باید از نیاز واقعی و هزینه نگهداری پیروی کند.
می‌توان همه فرایندها را هم‌زمان تغییر داد؟
پیشنهاد اولیه معمولاً یک مسیر محدود و قابل ارزیابی است. ترتیب توسعه بر اساس وابستگی‌ها، ریسک و نتیجه اجرای آزمایشی تعیین می‌شود.
برای شروع چه اطلاعاتی لازم است؟
شرح کوتاه فرایند، چند نمونه از مسئله و معرفی مسئول تصمیم برای گفت‌وگوی اولیه کافی است. فایل محرمانه را از طریق فرم عمومی درخواست ارسال نکنید.
آیا این راهکار نرم‌افزار آماده خرید است؟
این خدمت با مسیر اجرای مستند ارائه می‌شود. تنظیمات، اتصال‌ها، هزینه و زمان به داده، سامانه‌ها و دامنه مورد توافق شما وابسته است.
آیا باید سامانه‌های فعلی را عوض کنیم؟
لزوماً خیر. ابتدا ابزارها و روش دسترسی موجود را بررسی می‌کنیم. حفظ، اتصال یا جایگزینی هر بخش باید در دامنه مورد توافق مشخص شود.
راهکارهای مرتبط
مسیرهای مرتبط برای ادامه بررسی
گردش کار بررسی و تأیید اسناد
برای قرارداد، تغییر قیمت و درخواست داخلی، مسیر تأیید و سابقه تصمیم مشخص تعریف کنید.
مشاهده جزئیاتنیازمند نیازسنجیهماهنگسازی کنترل‌شده فرایندها
ابزارهای موجود را به هم متصل کنید و برای هر مرحله، مسئول، کنترل و نقطه تأیید روشن داشته باشید.
مشاهده جزئیاتمسیر اجرای مشخصطراحی تداوم کسب‌وکار
وابستگی‌های حیاتی به افراد، سامانه‌ها و تأمین‌کنندگان را شناسایی و مسیر جایگزین را مستند کنید.
مشاهده جزئیاتپژوهشهای مرتبط
مطالعه بیشتر درباره این رویکرد
گام بعدی
این مسئله در سازمان شما هم وجود دارد؟
برای ثبت درخواست به پرداخت یا ساخت حساب نیاز ندارید. مسئله و شرایط کسب‌وکارتان را توضیح دهید تا نیاز اولیه بررسی و گام بعدی مشخص شود.